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时间跑到哪里去了?

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响

人最不善于管理自己的时间,我们常常认为自己知道时间花到那里去了,但是如果我们写下我们的工作纪录,就知道这句话是个谎言。永锡从几个月前开始纪录自己的工作时间,我设定了一个倒数计时器,每15分钟会响一下,我便记录下这15分钟做的事情。

 

经过了一段时间后检视自己时间的运用,让我很惊讶的是,就算是一整天工作下来(假设8小时),我能记录下来真正在做事情的时候也只有4-5 个小时。检讨下来,浪费的时间包括被人打断工作或者分心、不然就是在作一些没有生产力的事情。永锡才发现,虽然我自许是个时间管理讲师,但是实际上执行的绩效仍然有改进之处。我也发现,如果凭着印象或记忆,要了解自己时间如何运用,是很不准确的,一定要作工作纪录才行。

 

重视效能的时间管理者,一定要先了解时间耗用在何处,我也整理了彼得.杜拉克>(内地译名彼得·德鲁克>)组织内时间运用的五个迷思,和大家分享。

 

迷思之一:我们大部分的工作时间都很有生产力

 

公司重要的客户打电话来,业务经理绝不敢说”太忙了,等一阵子再打给我。”就算是客户聊得是家庭琐事、上周摔断腿,他也不得不听。

政府机关的首长、主管,每天都要忙着开会、参访机关人员接待,准备给上级的资料,或许这些资料只要上网查询立刻可以得到,但是整天都会遇到这些事情。

公司的老板,要时常参加婚丧喜庆,各种高层、基层的会议,否则所有的员工及主管会觉得没有受到重视。

就算我们是基层人员也是如此,每天会接到各种的指示及要求,这对其生产力完全没有帮助,但是他们却不得不面对。

 

表面上看起来,我们相当的忙碌,但是这些工作时间内发生的事情,却对我们的生产力,一点帮助都没有。

 

迷思之二:工作被打断并不严重

 

之前我有一篇文章提到一个45/15定律,意思是在一小时的时区内,我会用45分钟专心处理好一件事情,其他15分钟批次处理小事情。这个45/15是比例的意思,如果时间有三个小时,我可能用两个半小时来专注于一件事,留下30分钟批次处理小事情。为甚么要如此呢?

 

因为我们作任何事情要有效能,有一个”最小完整时间”,举例而言,我写这篇文章的时间大约是两个小时,若是我每天花上15分钟写作,一共写了8天,虽然总时间都是两小时,但是恐怕还是无法写出一篇文章。但是如果能运用晨间的时间,在完全没有干扰的状况下工作一个半小时以上,这样文章的初稿一定能完成,永锡可以用零辛时间来作润稿及段落修正的工作,所以一个半小时就是永锡写文章的”最小完整时间”。

 

有很多工作都是如此,电影导演剪接影片、科学实验的进行、软体工程师编写程式代码、一个专题的演讲等,都需要一定的”最小完整时间”。尤其是和他人互动更是如此,若始想花十分钟,想和他人作一个有效的沟通,那真的是白费力气。想和他人建立好一次良好的人际互动,至少要花一个小时以上,才能进入”深谈”的状况。这些工作,如果中途被打断,那是一个时间上很大的耗费,常常代表要重新再来一次。

 

迷思之三:工作场合闲谈无益

 

杜拉克认为,大型机构中,若是高阶主管期望内部的知识工作者有所表现,一定要定期抽出时间和他们讨论以下问题

 

1 你认为高层人员应该了解你工作的哪些部份?

2 你对我们这个组织的看法?

3 你觉得组织还有哪些尚未开拓的机会?

4 你觉得我们还有哪些上为察觉的危机?

5 你希望从我的身上知道些什么?

 

这些”闲谈”,不管在政府、企业、学术及军事单位,都有其必要。而且在交谈的过程中,要不急不徐,让人觉得”我们有无限的时间来讨论”才有成效,因为人际及工作关系确实相当费时,太匆忙了,反而会产生反效果。但是这样的人际互动,随着组织人数的增加,需要的时间也增加,这样子用于生产的时间就减少了。

 

迷思之四:管理人员有比较多的时间用于工作本身上

 

一般人认为,只要当上主管,就可以命令其他人做事情,自己的自由时间就增加了,其实不然;管理人员和第一线的员工不同,他需要花更多的时间和不同部门及上级长官沟通,也就是说人际互动的量增加了。如迷思三提到,沟通相当费时,会造成生产时间的降低。也因此,主管特别需要时间管理,因为他要面对的时间问题,比起第一线员工复杂许多。

 

因此管理人员要在工作上做的杰出,就不能乞求安逸,要不就是投入更多的时间来工作,或者就是要善用时间管理的方法,将剩余有限可以自由运用的时间作更好的运用,不然绝不可能成为一个优秀的主管。

 

迷思之五:决策快速可以省下时间

 

“有效的管理者,凡是遇到人事问题,总是决定的很慢,而且长需经过多次考虑,才能拍板定案”

–彼得.杜拉克

 

组织的人数越多,有关人事的决策也越多。许多管理人员忽略,人事决策所需要的”最小完整时间”大的惊人,因为人事决策牵涉的因素非常的多,需要较长、持续、不受打扰的时间才能做好。

 

例如某一个专案小组成立,里面的成员应该有哪些?新成立的单位,应该指派哪位主管?某一个员工很有行销的才能,却没有工厂管理的经验,应不应该给他升迁,或要升迁另外一个没有行销经验的人?

 

人并不是设计作为一个组织的”资源”,因此任何人都很难完全符合组织内的职位要求,人又不是能够随意修改及更新的,所以每一个职位只能找到大致上合适的人,但是组织需要人才在正确的位置上,才能推动工作,因此在人事的决策上,我们需要较长时间的思考及判断。

 

结论

 

我们看过了五个组织内时间运用的迷思,就知道时间管理系统对组织内的人们特别重要,因为时间管理系统是一种杠杆,用较少的时间,但是达成较高的生产力。

 

有限的时间内,一个人只能想他已经知道的,只能作他曾经作过的事情。然而现在组织必须面临的不断创新的挑战,所以势必要使用大量的时间资源,若是没有一套良好的系统,就会耗费更多的加班时间,让其他生活的领域受到影响。我们投资于学习于时间管理的时间,对我们节省时间有很大效益,希望大家一定要知道自己时间跑到那里去了。

 

这堂课是我们”了解时间花用在何处”这个章节的第一阶段,我们下一堂课,我们要讨论的是如何纪录好自己的时间?


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