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纪录我们花掉的时间

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响


老婆昨天和我说,有时候她上网一下子就过了两小时,之后回想,却常常不知道时间花到哪里去了?永锡说以前我也有一样的困扰,后来,我利用了时间日志的方法,每十五分钟纪录我的时间,我觉得效果很好,也和大家分享一下。以下逐步说明我的方式,有兴趣的朋友可以试试看,可以让您很专注的处理事情,不容易分心喔,方法很简单,有四个步骤。

1 准备一个倒数计时器,设定15分钟倒数。

我自己的工作常常在电脑前面,所以偏好用电脑里的倒数软体(上图是我苹果电脑里的免费程式,3-2-1 倒数计时器),我设定15分钟为倒数的范围,时间一次,就会发出”叮”的一声。

并且会自动跳出萤幕,提醒要重新设定时间,这时候我们就可以回想这段时间做了什么事情,并纪录在下面介绍的表格里。

会外出的朋友或者没有电脑在身边的人,实体的倒数计时器也很好,每次设定15分钟,”BEEP!BEEP!”叫时按掉,并设定下一个15分钟。

2 一个有时间格线的万用手册

第二步,我们要有一个可以纪录15分钟工作内容的表格,我自己设定的方式如上方(我在市面上买了一本一日一页,按照每小时有划格子的本子)。依照15分钟的间隔,记录下自己做的事情。如果买不到一样的本子,也可以自己拿纸影印一下,也很方便。

3 开始纪录时间

纪录了以后就如同上方表格,我8:55上班,就先记录下上班时间,接着设定倒数计时器,纪录已经做的事情。上面的纪录方式,整理一下,就是下方的工作纪录。

09:00-09:15 写email
09:15-10:00 写企划案
10:00-10:15 休息(去其他部门走走)
10:15-10:30 联络客户

这样的纪录方式可以维持自己在专注的状况,就算真的分心去上网或其他事情,也能够迅速发现,拉自己回到工作的状况。

上图就是我实际纪录的样子,大家可以参考。

4 别忘了加入休息时间

我自己会用其他方式提醒自己要主动休息,基本上一个小时是很好的间隔,休息时间可以做做体操、上厕所、喝喝水。要记住”疲倦前就要先休息”这句话,才能维持自己一天的工作精力。也可以藉这个时间走到其他工作夥伴或其他部门,和他们聊聊,不论是谈公事、私事,都是很好的转换心情的方式。

结论

彼得.杜拉克说”有效的时间管理,共有纪录时间、管理时间、整合时间三个阶段”,在这篇文章中,我们讨论了纪录时间这一部份。在西方的律师事务所中,也有所谓的”六格法”,把一小时分为六格,每格表示10分钟,详载律师工作内容,藉此收取客户的谘询费用,这些都是类似的方法,藉着纪录时间,让我们了解自己的时间运用方式。


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